OUTILS NUMÉRIQUES

La visio-conférence (AG et Réunions)

Avec les rassemblements désormais interdits, et les déplacements limités, vous ne pouvez plus faire les CA et autres réunions en présentiel. Utilisez les moyens numériques !
La loi d’urgence sanitaire adoptée pour freiner l’épidémie de Covid-19 (Loi 2020-290 du 23-3-2020 : BRDA 7/20 inf. 26), adapte exceptionnellement les règles de réunion et de délibération des assemblées générales.
Les structures sont donc autorisées à recourir, à titre exceptionnel, à des modes alternatifs de tenue de l’assemblée (conférence téléphonique, visioconférence, consultation écrite), sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.
 
Certaines règles s'appliquent néanmoins:
 
  • Les membres pourront participer ou voter selon les modalités fixées par l’auteur de la convocation (par exemple : envoi d’un pouvoir, vote à distance ou, si l’auteur de la convocation le décide, visioconférence ou recours à des moyens de télécommunication). Les décisions seront alors considérées comme régulièrement prises.
  • Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister doivent être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits. 
  • Les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l’identification des membres et garantir leur participation effective en transmettant au moins la voix des participants, et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
 
La Ligue PACA-Corse de Badminton possède un outil de visio-conférence (google meet), permettant de réunir en simultanée jusqu'à 250 participants.
En cas de besoin pour des réunions ou AG, nous sommes en mesure de mettre cet outil à disposition de nos clubs et comités. Contactez-nous en cas de besoin.
 
Ces règles exceptionnelles restent en vigueur jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020 (art. 11).
 
 
 

En pratique:

Les fédérations, leurs organes déconcentrés ou clubs peuvent organiser leurs assemblées générales par voie électronique, au regard des circonstances exceptionnelles et des mesures sanitaires en vigueur selon les conditions prévues par les ordonnances.

Pour ce faire il faut :

  • convoquer l’assemblée générale par la personne ou l’organe compétent ;
  • respecter les délais de convocation. Si leur respect est impossible compte tenu de l’urgence des décisions à prendre, il faut justifier le non-respect des statuts par un motif raisonnable, prévoir en 1ère délibération de l’AG de valider les modalités de convocation dérogatoires aux statuts, (si cette délibération n’est pas adoptée il faut reconvoquer une AG) et ratifier lors d’une prochaine AG les délibérations prises;
  • prévoir un procédé technique permettant aux membres de l’association et aux invités (commissaire aux comptes), d’être identifiés et de s’exprimer sur les délibérations ;
  • informer, par tout moyen, les participants de la date, de l’heure et des modalités permettant de suivre l’AG électronique, en leur rappelant comment ils pourront exercer leurs droits attachés à leur qualité de membre (s’identifier correctement, voter, participer aux débats, poser des questions, etc..)
  • respecter les conditions de quorum et de majorité (comptés selon les participants identifiés)
  • appliquer un procédé de vote secret si les statuts le prévoient (pour des élections de personnes par exemple)
  • prévoir à l’AG un vote validant les modalités d’organisation de l’AG et envisager de ratifier des décisions importantes de cette AG lors d’une nouvelle réunion d’AG convoquée selon les conditions habituellement prévues aux statuts, ce qui réduira le risque d’annulation par un juge d’une décision qui serait soulevée par un membre ayant un intérêt à agir en Justice.

 

Outils:

Testé et approuvé par les fédérations (liens donnés par le CNOSF)
Des fédérations ont déjà testé quelques logiciels ou entreprises permettant d’organiser des assemblées électroniques ou des votes électroniques, dont voici quelques exemples :

 

En savoir plus:

 

Nota:

une partie des présentes informations ont étés transmises par la Commission juridique du CNOSF, et vise uniquement à fournir aux membres du CNOSF des informations, non exhaustives.